С 1 января 2027 года в Словакии начнут действовать новые правила выставления фактур. В большинстве случаев бизнесу придётся перейти с привычных PDF на структурированные электронные документы (e-faktúra) в формате XML, которые можно автоматически обрабатывать в бухгалтерских программах.
Плательщики НДС будут обязаны не только принимать такие фактуры, но и выставлять их в предусмотренных законом случаях. Другие предприниматели и юридические лица должны будут обеспечить приём электронных счетов.
Обмен будет проходить преимущественно через европейскую сеть Peppol с помощью сертифицированных поставщиков услуг — цифровых почтальонов (digitálny poštár). Поэтому бизнесу уже сейчас стоит проверить программное обеспечение, выбрать подходящий сервис и согласовать новый порядок работы с бухгалтером.
Разбираемся в том, как бизнес может подготовиться к переходу на электронные фактуры и в какую сумму он может обойтись. Разделим весь процесс на несколько этапов.
Шаг первый: изучите требования закона
То, какими именно будут требования для конкретного юридического лица, будет зависеть от статуса бизнеса и характера операций, в которых он участвует. Самыми жёсткими они будут для плательщиков НДС (platitelia DPH) — они будут должны будут и выставлять, и получать электронные фактуры в новом формате. Предприниматели, не являющиеся плательщиками НДС и все остальные юридические лица (в том числе организации, не ведущие предпринимательскую деятельность), будут обязаны обеспечить как минимум приём электронных фактур.
На первом этапе требования будут распространяться только на сделки внутри Словакии. Расширение требований на трансграничные сделки внутри Евросоюза запланировано на 1 июля 2030 года.
В некоторых случаях будут действовать исключения. К примеру, специальные правила будут предусмотрены для некоторых упрощённых счетов, сформированных через кассовую систему eKasa, и отдельных операций, освобождённых от НДС. Отдельный порядок действует и для некоторых секретных поставок и операций с государственными структурами безопасности, включая Словацкую информационную службу (SIS) и военную разведку (Vojenské spravodajstvo). Все официальные разъяснения по этому поводу опубликованы на сайте Финансового управления Словакии.
Шаг второй: подготовьте техническое решение
Главный вопрос для бизнеса — сможет ли его действующая бухгалтерская система работать с новым типов документов. Используемый компанией софт должна поддерживать необходимый структурированный формат (XML), а также отправку и получение такого типа документов. Желательно, чтобы она могла автоматически проверять обязательные реквизиты контрагентов и автоматически передавать документы в бухгалтерию.
Если вы пользуетесь готовой бухгалтерской программой, уточните у разработчика, когда у неё появится необходимый функционал и потребуется ли для этого платное обновление. Если бухгалтерию ведёт внешняя компания, заранее обсудите с ней технические требования и порядок передачи документов.
Для обмена через Peppol потребуется сертифицированный поставщик услуг — цифровой почтальон. Предложения могут различаться по цене и возможностям, поэтому стоит сравнить несколько вариантов.
Обратите внимание на четыре ключевых пункта:
▪️сколько стоит отправка и получение документов;
▪️можно ли интегрировать сервис с вашей бухгалтерской программой;
▪️смогут ли работать с документами бухгалтер и другие сотрудники;
▪️что произойдёт, если документ не удастся доставить или система обнаружит ошибку.
Актуальный перечень поставщиков (цифровых почтальонов) опубликован в официальном списке Финансового управления. Перед заключением договора проверьте, завершена ли аккредитация выбранной компании.
После подключения важно убедиться, что регистрация в Peppol действительно завершена и предприятие может получать документы от своих партнёров. Для этого стоит проверить систему на практике: отправить тестовую фактуру, получить документ от контрагента и убедиться, что данные корректно поступают в бухгалтерскую систему.
Переход на электронные фактуры в Словакии: варианты альтернатив и экономии для бизнеса
Шаг третий. Пересмотрите внутренние процессы
Электронная фактурация затрагивает не только бухгалтерию. Чтобы документы не терялись и ошибки не задерживали расчёты, компании потребуется понятный порядок работы.
В частности, стоит заранее определить, кто в компании будет отвечать за выставление счетов и проверять их перед отправкой, кто будет получать входящие фактуры и передавать их бухгалтеру. Также важно установить, кто будет контролировать ошибки и организовывать исправления.
Отдельного внимания заслуживают данные контрагентов. Проверьте названия компаний, номера IČO, DIČ и при необходимости IČ DPH, а также их адреса, ставки НДС и сведения о продаваемых товарах и услугах. Это важная часть процесса — отсутствующие или ошибочные идентификационные данные могут помешать корректной обработке документа.
Стоит учесть ещё несколько важных моментов, которые могут потребовать изменения привычного алгоритма работы.
- Авансовые платежи. Если бизнес получает оплату до поставки товара или оказания услуги, нужно заранее проверить, как программа обрабатывает соответствующие документы. В зависимости от ситуации получение облагаемого аванса может повлечь обязанность выставить сч`т к полученной оплате. В окончательной фактуре необходимо правильно учесть ранее полученные суммы и связать документы между собой.
- Сводные счета. С 1 января 2027 года сводную фактуру за повторяющиеся поставки товаров или услуг можно будет составлять за операции в пределах одного календарного месяца. Компаниям, которые объединяют поставки за более длительный период, следует пересмотреть график выставления счетов.
- Исправления. Если в полученном документе неверно указаны сумма или другие сведения, необходимо обратиться к поставщику. Получение фактуры не означает согласия с её содержанием, а исправления должны выполняться по предусмотренной законом процедуре.
Наконец, нужно проверить порядок хранения документов. Печатная копия или PDF больше не смогут заменять оригинальный структурированный файл — Финансовое управление отмечает, что плательщики НДС должны хранить документы в XML-формате в течение десяти лет после окончания календарного года, в котором они были созданы.
Закон допускает отдельные случаи передачи электронного счёта другим способом (например, всё в том же формате PDF), если на это согласен его получатель. Но даже в такой ситуации документ должен отвечать установленным требованиям к структурированному формату. Поэтому не стоит автоматически считать, что файла в формате PDF, отправленного по электронной почте, будет достаточно для отчётности об операции.
Шаг четвёртый. Заложите расходы в бюджет
Стоимость перехода будет зависеть от используемых программ, объёма документооборота и выбранного поставщика. Единого обязательного тарифа для цифровых почтальонов нет: одни компании берут плату за отдельные документы, другие предлагают месячную или годовую подписку.
Финансовое управление приводит ориентир в 5–12 евро в месяц за простую подписку на приложение цифрового почтальона. Однако это лишь оценка, основанная на среднем уровне цен в Евросоюзе, а не установленная законом стоимость. Интеграция с бухгалтерской системой и дополнительные услуги могут оплачиваться отдельно.
При расчёте бюджета стоит учитывать не только сам сервис, но и возможные расходы на обновление бухгалтерской программы, настройку обмена данными и обучение сотрудников.
Словацкие власти ввели требование об обязательных электронных фактурах
